Les factures fournisseurs

Chaque mois, il faut rassembler les factures pour le comptable. Elles arrivent par mail, en pièce jointe, parfois en lien, parfois sur papier. La boîte fait la collecte, qui est ce qui fait perdre le plus de temps.

Le problème

Une facture fournisseur, ça ne se lit pas : ça se cherche. Elle est quelque part dans une boîte mail, entre deux relances et une publicité. Il faut la trouver, l’enregistrer, la nommer, la mettre dans le bon dossier, puis vérifier qu’il n’en manque pas. Dans une petite entreprise, c’est le dirigeant qui le fait, le soir, avec le comptable qui attend.

Ce que fait la boîte

Elle lit tout le courrier, y compris les anciens mails, et le rend cherchable.
Elle repère les factures et en extrait la pièce, le fournisseur, la date et le montant.
Elle les classe dans un dossier propre, rangé comme votre comptable le veut.
Elle liste ce qui manque : le fournisseur habituel dont on n’a rien reçu ce mois-ci.
Elle ne fait ni comptabilité ni conseil fiscal. Votre expert-comptable garde son rôle et reçoit un dossier rangé au lieu d’une pile.

Un exemple (réel, anonymisé)

Dans un hôtel-restaurant de 60 chambres, la boîte a indexé 24 544 mails répartis sur quatre boîtes. Elle en extrait les factures fournisseurs et les range pour le cabinet comptable. Le module a été affiné onze fois avec les retours de la direction, jusqu’à ce que le classement corresponde exactement à ce que le comptable attend. C’est désormais la deuxième demande la plus fréquente qu’elle reçoit, juste après les questions de planning.

Le message ci-dessous en reprend la forme ; les chiffres sont changés.

AlpAI · agent de un hôtel-restaurant

Factures fournisseurs : 14 reçues hier.

Rangées : 13, dans le dossier du mois, pour le cabinet comptable.

À regarder : la facture d’un fournisseur de boissons porte un nouveau RIB. L’ancien figure sur ses 9 factures précédentes. Je vous conseille de l’appeler au numéro que vous connaissez, pas à celui du courrier.

Autre point : la blanchisserie facture le drap 4 % plus cher que le mois dernier, sans courrier d’annonce.

Rien n’a été payé ni saisi en comptabilité.

06:30

Ce que l'agent ne fait jamais

Payer une facture ou préparer un virement.
Écrire dans votre logiciel de comptabilité ou de facturation.
Valider une facture douteuse pour ne pas déranger : au moindre doute, elle vous la montre.
Donner un avis fiscal. Ces questions vont à votre expert-comptable.

Et ensuite

Puisqu’elle lit déjà toutes les factures, l’agent de l’hôtel-restaurant a proposé de les comparer d’un mois sur l’autre. Une facture d’énergie ou de téléphone qui grimpe sans raison, un abonnement qui change de prix en silence : elle lève la main dans le brief du matin. Elle signale, vous décidez.