Le courrier et le secrétariat

Le courrier d'une petite entreprise, c'est un mélange : des réservations, des factures, des publicités, une lettre de l'administration, un client qui attend. La boîte fait le premier tri et prépare le travail. Vous gardez la main sur tout ce qui sort.

Le problème

Personne n’est payé pour trier le courrier. Alors le dirigeant le fait le soir, ou ne le fait pas. Les mails importants se noient entre les publicités. Les courriers papier s’empilent dans une bannette. Et le jour où l’on cherche une lettre, on ne sait plus si elle a été scannée, ni où.

Ce que fait la boîte

Elle trie en continu ce qui arrive : publicités écartées, réservations rangées, factures mises de côté pour le comptable. Ce tri se fait par règles simples, sans intelligence artificielle, donc sans coût. Rien n’est supprimé.
Elle prépare les brouillons : réponses aux mails, courriers à envoyer, démarches administratives, menus de la semaine, annonces de recrutement. Elle vous les montre avant.
Elle range le papier. Vous numérisez, elle lit le document, le classe, le rend cherchable, et en garde une copie hors site.
Elle répond aux questions courantes sur l’occupation, les arrivées, les tarifs, à partir des exports de votre logiciel. Chaque réponse dit de quand date la donnée.

Un exemple (réel, anonymisé)

Dans un camping, le courrier entrant est trié sur le serveur, sans interruption : spams d’un côté, réservations de l’autre, rien d’effacé. Les gérants demandent un courrier ou une démarche par message ; la boîte prépare le brouillon, ils relisent, et l’envoi ne part qu’après leur accord explicite. Les pièces papier passent au scanner, puis la boîte les lit, les range et les indexe : une lettre reçue il y a trois saisons se retrouve en quelques secondes.

Le message ci-dessous en reprend la forme ; les chiffres sont changés.

AlpAI · agent de un camping

Courrier de la nuit : 37 messages triés.

Rangé : 24 publicités à part, 11 demandes de réservation classées. Rien d’effacé.

En attente de vous : un fournisseur demande une date de livraison pour l’ouverture de la saison. Un client réclame le remboursement de ses arrhes.

Proposition : j’ai préparé une réponse au client, qui reprend vos conditions d’annulation. Je l’envoie avec votre accord, ou je la modifie selon vos remarques.

Rien n’est parti.

09:10

Ce que l'agent ne fait jamais

Envoyer un mail ou un courrier en votre nom sans votre oui explicite.
Supprimer un message, même une publicité.
Promettre à un client un tarif ou une disponibilité qui n’est pas dans vos données.
Engager de l’argent, signer, accepter un devis.

Et ensuite

L’agent de l’hôtel-restaurant a pointé un trou : une demande de réservation ou un mail urgent qui arrive un dimanche n’est vu que le lundi. Il a proposé de devenir guetteur du courrier : repérer en temps réel ce qui ne peut pas attendre, le week-end compris, et vous prévenir. Prévenir, pas répondre.